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Clés protégées · carte de propriété · prix fournisseurs · remise signée

Commandes de clés : de la demande de prix au fournisseur à la remise signée au client

Une clé protégée se commande chez le fabricant, avec la carte de propriété ou les pièces qui la remplacent, à un prix qu'il faut redemander, pour un client qui doit payer avant et revenir la chercher. Prowyser suit chaque commande de reproduction, étape par étape : la demande de prix part avec les pièces, le fournisseur répond par un lien, vous encaissez et commandez en un geste, le client est prévenu à l'arrivée et signe à la remise.

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  • Pièces exigées par modèle de clé, avec ou sans carte de propriété
  • Demande de prix et réponse du fournisseur par lien
  • Paiement intégral, facture acquittée, remise signée
500 000+interventions gérées depuis 2019
79 000interventions sur les douze derniers mois
100 000+devis et factures émis en un an

Chiffres de la plateforme relevés le 18 septembre 2026.

En bref

Prowyser est un logiciel de gestion d'interventions qui gère aussi les commandes de reproduction de clés sur carte de propriété : saisie de la commande avec les pièces exigées par modèle de clé, demande de prix envoyée par e-mail au fournisseur avec un lien de réponse, prix d'achat mémorisés et suivis sur un an, prix client calculé par marge, coefficient ou prix fixe, encaissement intégral avec facture acquittée et commande ferme au fournisseur, e-mail et SMS au client à l'arrivée, remise avec contrôle d'identité et signature, bon de commande et bon de retrait. La fonction s'active sur demande et se travaille sur le navigateur du bureau ; elle n'importe pas votre tableur existant. Comprise dans la licence bureau : 89 € HT par mois, application comprise ; 39 € HT par technicien ; 30 jours d'essai sans carte bancaire.

La commande de clé, tenue ailleurs que dans un tableur

Un serrurier, une société d'alarme ou de coffres-forts reproduit des clés pour des particuliers, des syndics et des entreprises. Pour une clé protégée — Fichet, Vachette, Héraclès et bien d'autres —, la reproduction passe par le fournisseur, sur présentation de la carte de propriété ou des pièces demandées quand elle est perdue. Chaque commande traverse les mêmes étapes : rassembler les pièces, demander le prix, encaisser, commander, attendre, prévenir le client, lui remettre ses clés contre signature.

Dans un tableur, chaque étape est une colonne que quelqu'un doit penser à remplir. Le prix du fournisseur est dans un e-mail, la photo de la carte dans un téléphone, le client qui n'a pas été rappelé n'est nulle part. La fonction « Commandes de clés » ajoute au bureau un menu « Clés » — Commandes, Prix fournisseurs, Modèles et règles — où chaque commande a son numéro, son étape, ses pièces, son prix et son historique.

Quatre ennuis des commandes de clés tenues à la main

La demande partie sans la bonne pièce

La photo de la carte est floue, la pièce d'identité manque : le fournisseur renvoie la demande, et la commande prend une semaine de retard avant même d'avoir commencé.

Chaque modèle de clé porte sa liste de pièces, une pour la commande avec carte de propriété et une pour la commande sans carte. Tant qu'une pièce obligatoire manque, la commande reste à l'étape « Pièces manquantes » ; la demande de prix part d'elle-même avec la dernière pièce déposée. Un modèle peut aussi refuser toute commande sans carte.

Le prix du fournisseur perdu dans la boîte mail

On redemande le prix à chaque commande, la réponse arrive par e-mail ou par téléphone, et personne ne sait plus combien coûtait cette clé il y a six mois.

La demande de prix part par e-mail avec les pièces et un lien : le fournisseur y tape son prix HT et son délai, sans compte, et la commande passe à « Prix reçu • à encaisser ». Chaque prix confirmé est gardé ; le dernier prix connu est rappelé dans la demande suivante, et la page Prix fournisseurs montre la variation sur six mois, un an ou deux ans.

Les clés payées au fournisseur, jamais retirées

Un acompte, une commande passée, puis un client qui ne revient pas : la clé est payée au fournisseur, la facture n'est pas soldée, et il faut relancer à la main.

Pas d'acompte : « Encaisser et commander » enregistre le paiement intégral, crée la facture acquittée dans le dossier du client et envoie la commande ferme au fournisseur. À l'arrivée, le client est prévenu par e-mail, et par SMS si vous le cochez ; s'il ne vient pas, une relance part après le nombre de jours que vous avez choisi.

La commande en retard que personne ne voit

Le délai annoncé est passé depuis trois jours ; on s'en aperçoit quand le client appelle.

La date prévue se calcule à l'encaissement : date du paiement plus le délai du fournisseur, en jours ouvrés. Le délai passé, la commande est marquée « En retard » dans la liste, et la personne qui l'a saisie reçoit un e-mail le lendemain. Un bouton relance le fournisseur.

Une commande de clé, étape par étape

Six étapes, avec les libellés de l'écran Commandes, et une septième, « Annulée », possible à tout moment avant la remise, avec un motif : une commande annulée garde son numéro. « En retard » n'est pas une étape, c'est une alerte sur une commande passée dont la date prévue est dépassée.

  1. 1

    Pièces manquantes

    Vous saisissez la commande : le client — existant, ou nouveau, sa fiche est alors créée —, la marque et le modèle de la clé, le numéro de clé, la quantité, et si le client a sa carte de propriété, avec le nom qui y est inscrit et son numéro. Les pièces exigées par le modèle s'ajoutent à la commande. Tant qu'une pièce obligatoire manque, la commande reste à cette étape.

  2. 2

    Demande de prix

    La dernière pièce déposée, la demande de prix part par e-mail au fournisseur du modèle, avec les pièces jointes, le rappel du dernier prix connu et un lien de réponse. Pour un modèle « manuel », commandé sur votre compte chez le fournisseur, rien ne part : vous tapez vous-même le prix et le délai.

  3. 3

    Prix reçu • à encaisser

    Le fournisseur a répondu par le lien — prix d'achat HT, délai, commentaire —, ou vous avez saisi les deux chiffres. La personne qui a saisi la commande est prévenue par e-mail. Le prix client se calcule selon la règle du modèle, et l'écran montre votre marge : vous savez quel client rappeler.

  4. 4

    Commandée

    Le client passe au comptoir et paie la totalité : « Encaisser et commander » enregistre le règlement — carte, espèces, chèque ou virement —, crée la facture acquittée dans son dossier, envoie la commande ferme au fournisseur avec le bon de commande, et un e-mail au client. La date prévue se calcule en jours ouvrés.

  5. 5

    Arrivée • à retirer

    Les clés sont là : « Marquer comme arrivée ». Le client reçoit un e-mail, et un SMS si vous le cochez. S'il ne vient pas, une relance part après le nombre de jours réglé — sept par défaut.

  6. 6

    Remise au client

    Au comptoir, vous cochez la pièce d'identité présentée et la carte de propriété présentée, le client signe à l'écran, et le bon de retrait PDF est rangé dans la commande. La commande est close.

Du tableur des commandes au menu « Clés »

Le tableur et la boîte mailDans Prowyser
Une ligne par commande, numérotée à la main, une colonne par étape.Un numéro attribué à l'enregistrement — CLE-2026-0128 —, un compteur par année, jamais réutilisé, et l'étape de chaque commande dans la liste.
Les photos de la carte et de la pièce d'identité dans un téléphone ou une boîte mail.Les pièces exigées par le modèle de clé, déposées dans la commande — photo ou PDF — et envoyées avec la demande de prix.
Le prix du fournisseur redemandé à chaque fois, et oublié.Chaque prix confirmé gardé avec sa date, sa commande et son délai ; le dernier prix connu proposé à la commande suivante.
L'encaissement noté dans une colonne, la facture faite à part.« Encaisser et commander » : paiement intégral, facture acquittée dans le dossier du client, commande ferme envoyée au fournisseur.
Le client rappelé quand on y pense, la remise sur parole.E-mail et SMS à l'arrivée, relance si les clés ne sont pas retirées, contrôle d'identité et signature à la remise, bon de retrait.

Ce que la fonction fait

Des modèles de clés et leurs règles

Pour chaque modèle — marque et modèle —, le fournisseur habituel, les pièces exigées avec et sans carte de propriété, le refus de commander sans carte si vous le voulez, la TVA, le mode de calcul du prix client. Un modèle inconnu se commande aussi, sans règle, avec le fournisseur choisi à la main.

Les pièces, dans la commande

Photo de la carte, pièce d'identité du titulaire, ou toute pièce que vous exigez : photo ou PDF, 15 Mo au plus, déposée dans la commande. Une pièce facultative s'ajoute à tout moment. Sans carte, la liste « sans carte de propriété » du modèle remplace l'autre.

La demande de prix et le lien de réponse

L'e-mail au fournisseur emporte les pièces et le dernier prix connu (« confirmez-vous le prix de… ? »). Le fournisseur répond par un lien, sans compte, valable trente jours ; une nouvelle réponse remplace la précédente tant que la commande n'est pas payée.

Les prix fournisseurs, sur un an

Chaque prix confirmé — par le lien ou saisi par vous — est gardé avec sa date, son délai et sa commande. La page Prix fournisseurs donne, par modèle et par fournisseur, le prix d'alors, le prix d'aujourd'hui, la variation sur six mois, un an ou deux ans, l'historique en courbe, et s'exporte en Excel.

Le prix client : marge, coefficient ou prix fixe

Par modèle : prix d'achat plus une marge en euros, prix d'achat multiplié par un coefficient, ou prix fixe quel que soit l'achat. Le prix proposé reste modifiable à l'encaissement, et la marge de la commande s'affiche.

Encaisser et commander

Un seul geste : paiement intégral, intervention « Commande de clé » et facture acquittée dans le dossier du client, commande ferme au fournisseur avec le bon de commande joint, e-mail au client. Si la facture ne peut pas être créée, la commande n'est pas marquée payée.

Le client prévenu, et relancé

E-mail « commande en préparation » à l'encaissement, e-mail à l'arrivée, SMS à l'arrivée si vous le cochez (un crédit SMS), relance si les clés ne sont pas retirées. Chaque texte est modifiable, avec des variables : client, numéro, clé, numéro de clé, quantité, montant, date prévue, entreprise, adresse.

La remise contrôlée et signée

Pièce d'identité présentée, carte de propriété présentée, signature du client à l'écran : le bon de retrait PDF est créé et rangé avec la commande, à côté du bon de commande.

Les retards, sans les chercher

Délai du fournisseur compté en jours ouvrés à partir du paiement ; commande « En retard » dans la liste, e-mail le lendemain à la personne qui l'a saisie, bouton pour relancer le fournisseur — ou une demande de prix restée sans réponse.

La liste et le récapitulatif

Recherche par nom, téléphone, numéro de commande, numéro de clé ou numéro de carte ; filtres par étape, fournisseur, marque et modèle ; compteurs par étape. Le récapitulatif s'exporte en Excel : les colonnes de votre tableur, plus le prix d'achat, la marge et la date de chaque étape.

Les documents d'une commande

Tout reste attaché à la commande et au dossier du client, avec l'historique de qui a fait quoi, et quand.

  • Le bon de commandeAu numéro de la commande : le client, la clé commandée — marque et modèle, numéro de clé, numéro et titulaire de la carte —, les pièces fournies, la quantité, le prix unitaire HT, la TVA, le total, le règlement, le délai confirmé par le fournisseur et la date d'arrivée prévue, la signature du client « bon pour commande ». Il part aussi en pièce jointe de la commande ferme au fournisseur.
  • La facture acquittéeCréée à « Encaisser et commander », validée et réglée, dans le dossier du client, avec le mode de paiement. Elle suit le même chemin que vos autres factures.
  • Le bon de retraitCréé à la remise : le titulaire, la pièce d'identité et la carte de propriété présentées, les clés remises, le règlement, les dates de la commande, de l'arrivée et de la remise, et la signature du client « clés reçues en bon état ».
  • Le récapitulatifUn fichier Excel des commandes, filtres de la liste compris : de quoi garder votre tableur de suivi, sans le tenir à la main.

Comprise dans la licence bureau, activée à la demande

Les commandes de clés font partie de Prowyser : 89 € HT par mois par licence bureau, application comprise ; 39 € HT par mois et par technicien équipé. La fonction s'ouvre sur votre compte à la demande, puis le titulaire la coche dans les règles métier. Sans engagement, 30 jours offerts sans carte bancaire.

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Questions fréquentes

Les questions sur les commandes de clés

Demandez-le à l'équipe Prowyser : la fonction est ouverte sur votre compte, puis le titulaire coche la règle « Commandes de clés » dans Personnalisation › Règles métier. Le menu « Clés » apparaît au bureau, avec Commandes, Prix fournisseurs, et Modèles et règles.

Pas aujourd'hui : il n'y a pas d'import. Les modèles de clés et leurs règles se créent un par un, et les nouvelles commandes se saisissent dans Prowyser. Dans l'autre sens, le récapitulatif s'exporte en Excel à tout moment.

Non. Il reçoit un e-mail avec les pièces et un lien ; il y tape son prix HT, son délai et un commentaire s'il le veut. S'il répond par un e-mail classique ou par téléphone, vous saisissez le prix et le délai vous-même : la lecture automatique d'une réponse par e-mail n'existe pas.

Un modèle peut être « manuel » : la commande se passe sur votre compte chez le fournisseur, rien ne part automatiquement, et vous saisissez vous-même le prix et le délai. Le reste du parcours — encaissement, arrivée, remise — est le même.

Non : le client paie la totalité à « Encaisser et commander », une fois le prix confirmé. C'est ce qui évite les clés payées au fournisseur et jamais retirées. Rien n'est encaissé avant.

La commande se saisit « sans carte de propriété » : ce sont alors les pièces de remplacement que vous avez définies pour ce modèle qui sont exigées. Vous pouvez aussi régler un modèle pour refuser toute commande sans carte. Ce que chaque fabricant accepte relève de lui : la page ne s'y substitue pas.

Non. Les commandes de clés se travaillent dans le navigateur, au bureau ou au comptoir, y compris la remise et la signature du client à l'écran. L'application mobile n'a pas cet écran.

Le titulaire du compte seulement : modèles de clés, règles, numérotation et textes des messages. Les personnes du bureau saisissent, encaissent et remettent les commandes.

Voir aussi

Logiciel pour serrurierLogiciel pour installateurs d'alarme et de sécuritéModèle de bon de commande de clé, avec bon de retrait (PDF gratuit)Devis et facturesContrats de maintenance : sites, appareils, visites, facturationTarifsIntégrations

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Fichet, Vachette et Héraclès sont des marques de leurs propriétaires, citées comme exemples de clés protégées ; cette page ne dit rien des règles de reproduction de chaque fabricant. La carte de propriété est un dispositif des fabricants. Les SMS consomment des crédits, vendus en packs.