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Sites · appareils numérotés · visites · bon de visite · facturation automatique

Contrats de maintenance : le parc, les visites, le bon de visite et la facture, sans rien oublier

Un contrat de maintenance, c'est la promesse de revenir une ou deux fois par an sur chaque appareil, de le prouver, et de facturer à la bonne date. Prowyser tient le parc — sites, appareils numérotés, récurrence de chaque visite —, calcule les visites deux ans d'avance, les fait cocher point par point sur le téléphone du technicien, range le bon de visite dans le dossier et crée la facture du contrat à chaque échéance.

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  • Sites, appareils numérotés, visites calculées d'avance
  • Points de contrôle et bon de visite sur le téléphone
  • Facture du contrat à chaque échéance, à échoir ou à terme échu
500 000+interventions gérées depuis 2019
79 000interventions sur les douze derniers mois
100 000+devis et factures émis en un an

Chiffres de la plateforme relevés le 18 septembre 2026.

En bref

Prowyser est un logiciel de gestion d'interventions qui gère aussi les contrats de maintenance et d'entretien : un dossier par site (résidence, bâtiment, maison) rattaché au client facturé, des appareils numérotés avec leur récurrence de visites, des visites calculées deux ans d'avance et planifiées par tournée, des points de contrôle cochés sur le téléphone avec photos et bon de visite signé, et la facture du contrat créée automatiquement à chaque échéance. Le module s'active compte par compte, sans import de parc depuis un tableur. Compris dans l'abonnement : 89 € HT par mois par licence bureau, 39 € HT par technicien équipé, 30 jours d'essai sans carte bancaire.

Du contrat signé à la troisième année

Une entreprise de fermetures qui entretient quatre cents portes de garage, un chauffagiste qui a trois cents chaudières sous contrat, une société d'alarme qui visite ses installations chaque année : tous vivent du même modèle. Une visite prévue plutôt qu'un dépannage subi, et un chiffre d'affaires qui revient chaque année. À condition de tenir la promesse — passer à la date dite, sur le bon appareil, cocher ce qui a été contrôlé, remettre un bon de visite au syndic, et facturer le contrat à l'échéance.

Dans un tableur, la troisième année, quelque chose se perd : la porte n° 4 de la résidence qui n'a pas été vue depuis dix-huit mois, le contrat reconduit mais jamais refacturé, le bon de visite resté dans le camion. Prowyser part de l'appareil : chaque appareil a son numéro, sa récurrence, ses visites déjà calculées, son historique, et c'est de lui que partent le dépannage, le devis et la facture du contrat.

Quatre pertes sèches des contrats tenus à la main

La visite oubliée la troisième année

En janvier, on pose les visites de l'année de mémoire. Une porte ajoutée au contrat en cours d'année, un technicien parti, et une résidence entière passe à travers — jusqu'à l'appel du syndic après une panne.

Les visites de chaque appareil sont calculées deux ans d'avance à partir de sa première visite et de sa périodicité. Trente jours avant l'échéance, la visite passe « à faire » ; le lendemain de l'échéance, « en retard ». La vue Maintenance montre tous les sites, en retard, à faire, planifiées, faites.

« Laquelle des six portes ? »

Le syndic appelle pour « la porte du parking ». Il y en a six, dont une rue d'à côté. Le technicien repart deux fois, le bon de visite dit « porte basculante », et personne ne sait ce qui a été changé sur laquelle.

Chaque appareil porte un numéro — par défaut le numéro du contrat suivi de son rang, 1512.1, 1512.2… — une désignation, un emplacement, une adresse propre si elle diffère de celle du site, un statut, des étiquettes. Sur le téléphone, le technicien le retrouve par son numéro, le nom de la résidence ou la rue, avec ses dernières interventions.

Le bon de visite illisible, ou nulle part

Un carbone griffonné, parfois perdu avant le retour au bureau. Quand le syndic demande ce qui a été contrôlé en mars, personne ne peut le dire — et le renouvellement se discute dans la mauvaise humeur.

Chaque type d'appareil a sa liste de points de contrôle. Le technicien les coche sur son téléphone — OK, à surveiller, défaut — avec une photo et une note s'il le faut, fait signer, et le bon de visite PDF est rangé dans l'intervention et envoyé au client facturé, avec copie au gardien si vous le souhaitez.

Le contrat reconduit, jamais facturé

La facture annuelle part quand quelqu'un y pense. Un contrat sur dix est facturé en retard, quelques-uns ne le sont jamais, et le trimestre où l'on s'en aperçoit, c'est la trésorerie qui le dit.

La facturation du contrat est automatique : par mois, trimestre, semestre ou an, à échoir ou à terme échu, une ligne par appareil au prix annuel HT que vous avez fixé. La facture est créée en brouillon — ou validée tout de suite, à vous de choisir — et les impayés sont relancés comme les autres.

Un contrat de maintenance, de la signature à la facture

Le module ajoute un menu « Contrats » au bureau — Sites, Appareils, Maintenance — et cinq onglets à l'application du technicien.

  1. 1

    Vous créez le site et son contrat

    Le nom du site, son adresse, le client facturé — syndic, bailleur, entreprise ou particulier —, le numéro et le type de contrat, ses dates, la reconduction tacite, les accès (gardien, code, clés), et le contrat signé en PDF avec ses avenants. Les types de contrats sont à vous : Essentiel, Sérénité, Complet, Légal sont proposés, avec leurs visites par an, leur plage de dépannage, leur délai de réponse et ce qu'ils incluent — déplacement, main-d'œuvre, pièces d'usure, pièces détachées.

  2. 2

    Vous ajoutez les appareils

    Numéro proposé, type (porte basculante, porte sectionnelle, portail battant, barrière levante… ou les vôtres), désignation, marque et modèle, numéro de série, année de mise en service, emplacement, adresse propre si besoin, statut, étiquettes. Et sa récurrence : une à douze visites par an, la date de la première — ou de la dernière déjà faite —, la durée, le technicien habituel, le prix HT annuel.

  3. 3

    Les visites se calculent

    Dès l'enregistrement, les visites des vingt-quatre prochains mois existent : « Visite 1 sur 2 », « Visite 2 sur 2 », avec leur échéance. Un jour férié ? Le jour ouvré suivant est proposé. Trente jours avant, la visite passe « à faire » ; le lendemain de l'échéance, « en retard », avec le nombre de jours.

  4. 4

    Vous planifiez par tournée

    Depuis la vue Maintenance, vous cochez les visites d'un même secteur, choisissez le technicien, la date, l'heure de départ : les créneaux s'enchaînent dans son agenda, et chaque visite devient une intervention « maintenance » dans le dossier du client facturé, avec le nom du site, le numéro et la désignation de l'appareil.

  5. 5

    Le technicien fait la visite

    Sur son téléphone, l'onglet Maintenance trie ses visites par date, ville, code postal ou type d'appareil. Il ouvre la visite, retrouve les accès, coche les points de contrôle — OK, à surveiller, défaut — photographie, note, choisit l'état de l'appareil après son passage et fait signer. Le bon de visite PDF est rangé dans l'intervention ; un défaut peut créer tout seul une intervention « devis » sur l'appareil.

  6. 6

    La facture part à l'échéance

    À la date de facturation du site, Prowyser crée la facture de la période : en-tête au nom du client facturé, numéro et type de contrat, période couverte, une ligne par appareil — numéro, type, désignation, prix annuel au prorata. En brouillon pour relecture, ou validée tout de suite ; un appareil à l'arrêt peut être suspendu de la facturation, et un avoir s'émet depuis le dossier du site.

Site · Résidence du Parc
Client facturéCabinet Lemaire (syndic)
ContratN° 1512 · Sérénité · reconduction tacite
Appareils6 · 2 visites par an
Prochaine visitemar. 17 mars · 1512.3

Facturation : 1 500,00 € HT par an, au semestre, à échoir

Le dossier de site

Le client facturé, le contrat et ses dates, les accès, les appareils et leurs prochaines visites, les documents, les factures : tout le contrat au même endroit.

Visite 1 sur 2 · 1512.2 · porte sectionnelle
Rails et galets · OKRessorts de torsion · à surveillerCellules de sécurité · défaut · photoDéverrouillage manuel · OK
Signé par le gardien · bon de visite envoyé au syndic

Les points de contrôle, sur le téléphone

La liste du type d'appareil, cochée point par point, avec photo et note sur ce qui cloche. Le défaut crée une intervention « devis ».

Facture du contrat n° 1512 · 1er semestre
1512.1 · porte basculante · hall A125,00 €
1512.2 · porte sectionnelle · parking125,00 €
1512.3 · portail battant · rue Albert-Simon140,00 €
TVA 20 %78,00 €
Total TTC468,00 €

Créée à l'échéance · brouillon à valider

La facture du contrat, créée à l'échéance

Une ligne par appareil au prorata de la période, l'en-tête au nom du client facturé, la période couverte. Puis les relances automatiques si elle n'est pas réglée.

Du classeur au parc d'appareils

Le classeur et le tableurDans Prowyser
Un contrat par client, dans un fichier Word repris d'une année sur l'autre.Un dossier de site avec son client facturé, son contrat (numéro, type, dates, reconduction), ses accès, ses appareils, ses documents.
Les appareils sont décrits dans une colonne « commentaire ».Chaque appareil est numéroté, typé, localisé, étiqueté, avec sa récurrence, son technicien habituel et son prix annuel.
Les visites de l'année se posent de mémoire, en janvier.Les visites sont calculées deux ans d'avance, regroupées par tournée sur un technicien et une date, et deviennent des interventions dans le dossier du client.
Le bon de visite est un carbone, le point de contrôle un souvenir.Points de contrôle par type d'appareil cochés sur le téléphone, photos, signature, PDF rangé et envoyé au client facturé.
La facture du contrat part quand on y pense.Une facture par site et par période, créée à l'échéance, une ligne par appareil, puis les relances automatiques.

Ce que le module fait

Des sites et un client facturé

Résidence, immeuble, maison, local : le site porte l'adresse, le client facturé (syndic, bailleur, entreprise, particulier), le contrat, les accès — gardien, code, clés, consignes — et ses documents. Son dossier client sert à toutes les interventions.

Des appareils numérotés

Numéro unique dans votre compte (numéro du contrat et rang, compteur ou libre), type, désignation, marque, série, mise en service, emplacement, adresse propre, statut — en service, à surveiller, à l'arrêt, à mettre en service — et étiquettes. Vue Appareils avec filtres, actions groupées et vue tableur.

Une récurrence par appareil

De une à douze visites par an, à partir de la première visite ou de la dernière faite ; durée, technicien habituel, type de contrat propre à l'appareil s'il diffère de celui du site. Les visites existent deux ans d'avance et se recalculent si vous changez la périodicité, sans toucher à celles qui sont faites ou planifiées.

Des points de contrôle par type d'appareil

Porte basculante, porte sectionnelle, portail battant, barrière levante sont fournis avec leur liste ; vous la modifiez et créez vos propres types — chaudière, pompe à chaleur, alarme, ventilation. Sur le téléphone, chaque point se coche OK, à surveiller ou défaut, avec photo et note.

Des visites planifiées par tournée

Plusieurs visites, un technicien, une date, une heure de départ : les créneaux s'enchaînent. Chaque visite devient une intervention « maintenance » dans le dossier du client facturé, avec le site et l'appareil, et apparaît dans l'agenda, le dispatch et l'application comme les autres.

Un bon de visite signé et envoyé

En fin de visite : état de l'appareil mis à jour, bon de visite PDF avec les points, les photos et la signature, rangé dans l'intervention et envoyé au client facturé, copie au gardien si vous le demandez. Un point en défaut peut créer une intervention « devis » sur l'appareil.

Toutes les interventions liées à l'appareil

Dépannage, travaux, visite technique, maintenance, devis : une intervention créée depuis l'appareil — au bureau ou par le technicien — y reste liée. L'historique de l'appareil raconte ses visites, ses pannes, ses changements de statut.

La facture du contrat, automatique

Période au mois, au trimestre, au semestre ou à l'année, à échoir ou à terme échu ; une ligne par appareil au prorata, libellé d'en-tête libre (« Syndicat des copropriétaires représenté par… »), TVA et délai de paiement du contrat ; en brouillon ou validée ; une seule facture par site et par période ; suspension par appareil ; avoir depuis le dossier.

Vos règles

Retard le lendemain, à quinze jours ou en fin de mois ; « à faire » tant de jours avant ; qui est prévenu — gestionnaire, technicien, titulaire ; bon de visite envoyé ou non ; devis sur défaut ou non ; facture brouillon ou validée ; numérotation des appareils.

L'application du technicien

Cinq onglets : Maintenance (ses visites, triées par date, ville, code postal ou type), Appareils (recherche par numéro, résidence, rue ou numéro de contrat, fiche et historique), Interventions, Agenda, Travaux. Il crée un dépannage, des travaux ou une visite technique depuis l'appareil. Avec la mise à jour de novembre 2026 de l'application.

Les documents du contrat

Chaque document connaît le site, l'appareil et le client facturé. Les PDF sont rangés dans le dossier et partent par e-mail.

  • Le bon de visiteSite, appareil et numéro, points de contrôle avec leur état, photos, état de l'appareil après visite, signature du client ou du gardien. Un PDF par visite, dans l'intervention de la visite.
  • Le contrat et ses avenantsLe contrat signé, importé en PDF dans le dossier de site ; les avenants à côté, avec la date et l'auteur du dépôt. Le texte du type de contrat est le vôtre.
  • La facture du contratCréée à l'échéance au nom du client facturé, une ligne par appareil, avec le numéro et le type de contrat et la période ; en brouillon à valider ou validée d'emblée ; relancée si elle reste impayée.
  • Le devis issu d'un défautQuand un point de contrôle est en défaut, une intervention « devis » est créée sur l'appareil : le bureau chiffre depuis le dossier, le client signe en ligne ou sur place, et les travaux restent liés à l'appareil.

Les périodicités que la loi impose

Le contrat fixe la périodicité ; pour certains appareils, la réglementation en fixe un minimum. Trois repères, avec leur source officielle, vérifiés le 1er novembre 2026.

Chaudières de 4 à 400 kW : chaque année civile, attestation sous quinze jours

L'entretien des chaudières de 4 à 400 kW — gaz, fioul, bois — « doit être effectué chaque année civile, par un professionnel qualifié ». Celui qui fait l'entretien remet une attestation dans les quinze jours suivant sa visite ; le commanditaire la conserve au moins deux ans. Chez un locataire, c'est lui qui commande l'entretien, sauf si le bail en charge le bailleur ; pour une chaudière collective, le propriétaire ou le syndicat des copropriétaires. Le bon de visite de Prowyser n'est pas cette attestation : vous l'établissez avec votre modèle et la rangez dans le dossier.

Source : ecologie.gouv.fr — Entretien et inspection des systèmes de chauffage et de climatisation ; service-public.fr, fiche F20760

Pompes à chaleur et climatisations de 4 à 70 kW : une année civile sur deux

Pour les systèmes thermodynamiques de 4 à 70 kW, « la période séparant deux entretiens ne peut pas excéder deux ans » (code de l'environnement, articles R224-44 et suivants) — « une année civile sur deux », résume le ministère —, par un professionnel qualifié, avec remise d'une attestation d'entretien dans les quinze jours ; après une installation ou un remplacement, le premier entretien a lieu au plus tard dans les deux ans. Au-delà de 70 kW, une inspection est réalisée au moins tous les cinq ans. La plupart des contrats promettent davantage — une visite par an — : c'est la périodicité de l'appareil dans Prowyser qui fait foi.

Source : ecologie.gouv.fr — Entretien et inspection des systèmes de chauffage et de climatisation (décret n° 2020-912, arrêté du 24 juillet 2020)

Chez un particulier, la tacite reconduction se prévient par écrit

Un contrat qui se renouvelle automatiquement oblige le prestataire à informer chaque année le consommateur, par lettre ou par e-mail, de son droit de ne pas le reconduire : au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date limite, dans un encadré apparent qui mentionne cette date. Sans cette information, le client peut résilier à tout moment, gratuitement. Dans Prowyser, la date de fin et la reconduction sont sur le site ; le courrier d'information reste à envoyer — notre modèle de contrat en donne le texte.

Source : service-public.fr — Peut-on résilier un contrat de prestation de services à tacite reconduction ? (fiche F33991)

Compris dans l'abonnement, activé à la demande

Les contrats de maintenance font partie de Prowyser : 89 € HT par mois par licence bureau, application comprise ; 39 € HT par mois et par technicien équipé. Le module s'active sur votre compte à la demande, et la saisie de votre parc se fait appareil par appareil, avec notre aide à la mise en route si vous le souhaitez. Sans engagement, 30 jours offerts.

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Questions fréquentes

Les questions sur les contrats de maintenance

Demandez-le à l'équipe Prowyser : le module est ouvert sur votre compte, puis le titulaire coche la règle « Contrats de maintenance » dans Paramètres › Personnalisation › Règles métier. Le menu Contrats apparaît au bureau, et les onglets Maintenance et Appareils dans l'application des techniciens.

Pas aujourd'hui : les sites et les appareils se saisissent un par un, et le numéro est proposé à chaque ajout. Pour un parc de plusieurs centaines d'appareils, notre équipe vous aide à la mise en route.

Oui, dès qu'elle est planifiée : elle devient une intervention de nature « maintenance » dans le dossier du client facturé, avec rendez-vous, technicien, consignes, photos, messagerie et bon de visite. Elle apparaît dans l'agenda et le dispatch, et « Terminer » la passe « faite ». Avant d'être planifiée, c'est une échéance calculée, visible dans la vue Maintenance.

Non. Le bon de visite est un compte rendu — points de contrôle, photos, état de l'appareil, signature. L'attestation réglementaire d'entretien de chaudière et la fiche d'intervention fluides se font avec vos modèles — les nôtres sont gratuits — et se rangent dans le dossier, en PDF ou en photo.

Les deux, par site : à échoir (la période qui commence) ou à terme échu (celle qui vient de finir), au mois, au trimestre, au semestre ou à l'année. La facture reprend une ligne par appareil au prorata ; un appareil à l'arrêt peut être suspendu de la facturation, et la facture d'une période peut aussi être créée tout de suite.

Un site par résidence, tous rattachés au même client facturé — le cabinet de syndic, qui existe comme client de type syndic avec ses gestionnaires et ses immeubles. Chaque site a son contrat, ses appareils, ses visites et ses factures ; le gardien de chaque résidence peut recevoir copie des bons de visite.

Non : Essentiel, Sérénité, Complet et Légal sont proposés comme point de départ. Vous changez leur nom, leur couleur, le nombre de visites par an, la plage horaire de dépannage, le délai de réponse, ce qu'ils incluent et le texte du contrat, et vous en créez d'autres. Un appareil peut avoir un type différent de celui de son site.

Le point est coché « défaut », avec photo et note. Si vous avez gardé l'option, une intervention « devis » est créée sur l'appareil à la fin de la visite : le bureau chiffre, le client signe, et les travaux restent dans l'historique de l'appareil. L'état de l'appareil — à surveiller, à l'arrêt — est mis à jour.

Voir aussi

Gérer ses contrats de maintenance : parc, échéancier, bon de visite, facturationEntretien des portes de garage et portails automatiques : obligations, contrat, copropriétéCalculateur de contrats de maintenance : prix par appareil, visites, revenu récurrent (gratuit)Générateur de bon de visite de maintenance (PDF en ligne, gratuit)Modèle de contrat d'entretien et de maintenance (PDF et Word, gratuit)Application mobile du technicienTarifsIntégrations

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Les rappels réglementaires de cette page sont donnés à titre d'information, à la date de leur vérification (1er novembre 2026) ; reportez-vous aux textes cités. Les onglets Maintenance, Appareils et Travaux de l'application arrivent avec la mise à jour de novembre 2026 ; en attendant, les visites planifiées sont des interventions habituelles dans l'application actuelle.