ProwyserTéléchargez ci-dessous un bon de commande de clé en deux pages A4, sans inscription. La première page est la commande de reproduction, signée par le client : qui commande, quelle clé, avec quelle carte de propriété ou quelles pièces, à quel prix, pour quand. La seconde est le bon de retrait, signé à la remise des clés. Il sert aux serruriers et aux sociétés de sécurité qui commandent des clés protégées chez un fournisseur pour des particuliers, des syndics ou des entreprises.
Deux pages A4, en noir et blanc : le bon de commande, puis le bon de retrait. À imprimer recto verso ou sur deux feuilles. Aucune inscription, aucun e-mail demandé.
À quoi sert un bon de commande de clé
Une clé protégée — Fichet, Vachette, Héraclès et bien d'autres marques — ne se reproduit pas au comptoir : elle se commande chez le fournisseur, souvent sur présentation de la carte de propriété remise avec la serrure, ou des pièces qu'il demande quand la carte est perdue. Entre la commande et la remise, il se passe des jours, parfois des semaines. Le bon de commande fixe ce qui a été demandé et payé ; le bon de retrait prouve à qui les clés ont été remises, et quand.
Le modèle ne dit pas quelles pièces exiger : cela dépend du fabricant et de votre fournisseur. Il laisse la place de les cocher, et de noter celles qui ont été fournies.
Page 1 : le bon de commande, champ par champ
- Le numéro de commande et la date : un numéro par commande, jamais réutilisé, même si elle est annulée. C'est lui que le client donne au téléphone et que vous reportez sur le bon de retrait.
- 1. Le client : particulier, syndic ou entreprise, ses coordonnées, et comment le prévenir de l'arrivée — SMS, e-mail ou appel.
- 2. La clé commandée : marque, modèle, numéro de clé — celui qui est frappé sur la clé ou inscrit sur la carte —, quantité, fournisseur, et la porte ou le local concerné, utile quand un syndic commande pour plusieurs entrées.
- 3. La carte de propriété : présentée, fournie en copie, ou perdue ; son numéro et le nom qui y est inscrit ; et si le client n'est pas le titulaire, qui l'est.
- 4. Les pièces fournies : la carte, la pièce d'identité du titulaire, et les lignes libres pour ce que le fabricant demande d'autre. Une case cochée par pièce réellement reçue.
- 5. Le prix : quantité, prix unitaire HT, total HT, taux de TVA, total TTC.
- 6. Le règlement : date, montant, mode — carte, espèces, chèque avec son numéro, virement — et numéro de facture.
- 7. Le délai : celui que le fournisseur a annoncé, en jours ouvrés, la date de la commande au fournisseur et la date d'arrivée prévue, à donner au client.
- 8. Les observations, puis deux signatures : le client, « bon pour commande », après avoir relu la marque, le modèle, le numéro et la quantité ; l'entreprise.
Faites relire au client le numéro de clé et la quantité avant qu'il signe. Une reproduction se fabrique sur ce numéro : une erreur d'un chiffre, et c'est une clé qui n'ouvre rien, déjà payée au fournisseur.
Page 2 : le bon de retrait
- Le titulaire : le nom inscrit sur la carte, son numéro, le client de la commande.
- Qui retire : le titulaire, ou une autre personne, avec son nom et, si vous l'exigez, l'autorisation écrite du titulaire.
- Les contrôles au comptoir : pièce d'identité présentée, carte de propriété présentée — ou pièces fournies à la commande si elle est perdue.
- Les clés remises : marque et modèle, numéro, quantité, essai sur place.
- Le règlement : réglé à la commande, ou le reste réglé ce jour, et le numéro de facture.
- Le suivi : dates de commande, d'arrivée, d'appel du client ; puis la signature du client, « clés reçues en bon état », et celle de la personne qui remet.
Papier, tableur ou logiciel ?
Quelques commandes par mois : ce modèle, un classeur, et une liste des commandes en attente. Davantage : beaucoup d'ateliers tiennent un tableur — numéro, client, clé, fournisseur, prix, payé, arrivé, retiré — et le carnet de bons à côté. C'est là que les étapes se perdent : un prix demandé et jamais reçu, un client prévenu deux fois ou jamais, des clés payées qui attendent dans un tiroir.
Dans Prowyser, la fonction « Commandes de clés » suit chaque commande, de la demande de prix au fournisseur à la remise signée : pièces exigées par modèle de clé, avec ou sans carte de propriété ; demande de prix envoyée par e-mail avec un lien de réponse pour le fournisseur ; prix fournisseurs gardés et comparés sur un an ; paiement intégral avec facture acquittée et commande ferme envoyée ; e-mail et SMS au client à l'arrivée ; contrôle d'identité et signature à la remise. Le bon de commande et le bon de retrait sont créés en PDF, rangés avec la commande. La fonction s'active sur demande et se travaille sur le navigateur du bureau.
Voir les commandes de clésQuestions fréquentes
Qu'est-ce qu'une carte de propriété ?
Une carte remise avec une serrure ou un cylindre à clé protégée, qui porte le numéro de la clé et, selon les fabricants, le nom du titulaire. Elle sert à commander des reproductions chez le fournisseur. Ce qu'elle permet, et ce qui la remplace quand elle est perdue, dépend du fabricant : renseignez-vous auprès de lui ou de votre fournisseur.
Faut-il faire payer la commande à l'avance ?
C'est votre choix. Une clé reproduite sur un numéro ne sert qu'à son titulaire : beaucoup d'ateliers font payer la totalité à la commande, pour ne pas garder des clés déjà payées au fournisseur et jamais retirées. Le modèle prévoit les deux cas : réglé à la commande, ou reste réglé au retrait.
Pourquoi un bon de retrait séparé ?
Parce que la remise a lieu des jours ou des semaines après la commande, parfois à une autre personne que celle qui a commandé. Le bon de retrait garde la trace de qui a reçu les clés, quand, et avec quels contrôles.
Peut-on remettre les clés à quelqu'un d'autre que le titulaire ?
Le modèle le permet : il y a une case « une autre personne », son nom, et une case pour l'autorisation écrite du titulaire. À vous de fixer, avec votre fournisseur, ce que vous exigez.
Existe-t-il une version Word ?
Le modèle est en PDF, prêt à imprimer. Si vous suivez vos commandes dans un tableur, reprenez les champs de la page 1 en colonnes, et ajoutez une colonne par étape : prix demandé, prix reçu, payé, commandé, arrivé, retiré.
30 jours offerts, sans carte bancaire. Devis signé sur le téléphone, bon d'intervention, facture et relances.