Planning technicien et planning d'intervention : toute l'équipe côte à côte, en temps réel

Un agenda range des rendez-vous ; un planning technicien range des interventions, c'est-à-dire des rendez-vous rattachés à un dossier — client, adresse, consigne, devis, photos, facture — et à une personne qui doit être libre, compétente et pas trop loin. C'est cette liaison qui change tout : déplacer un créneau met à jour le téléphone du technicien, terminer l'intervention sur le téléphone met à jour le planning, et le soir, la journée est déjà reconstituée pour la facture et le décompte des heures.

D'abord poser les rendez-vous fixes — entretiens, chantiers, visites de contrat —, regroupés par secteur pour limiter la route. Ensuite garder des plages libres pour les urgences là où elles tombent d'habitude : le lundi et en fin de matinée, d'après notre baromètre. Enfin décider d'une règle pour les imprévus : qui a la compétence, qui est le plus près, qui finit le plus tôt. Et tenir le planning à jour en temps réel : un planning juste à 8 h et faux à 10 h ne sert à rien, et chaque changement doit arriver sur le téléphone du technicien, pas sur un tableau au bureau.

Non, et nous préférons le dire : Prowyser ne calcule pas l'ordre optimal des passages. Il vous donne de quoi décider — la carte des techniciens, les zones d'intervention, le technicien le plus proche, l'itinéraire en un geste depuis la fiche — et notre guide sur l'organisation des tournées explique comment grouper les passages par secteur et par créneau.

Oui. À la création d'une intervention, le rendez-vous peut se répéter tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les trois ou six mois, ou tous les ans, jusqu'à une date ; une série se supprime « cette occurrence et les suivantes ». Un contrat d'entretien, lui, ne génère pas de visites tout seul : vous posez la récurrence depuis l'intervention.

Le planning n'a pas de module d'astreinte à proprement parler : vous posez les horaires et les absences de chacun, et la vue d'équipe montre qui est disponible sur la plage. D'après notre baromètre, 6 % des rendez-vous de dépannage ont lieu le week-end et 4 % la nuit : de quoi dimensionner l'astreinte sans mobiliser toute l'équipe. Notre guide sur l'astreinte rappelle les règles de rémunération et de repos.

Oui. Depuis le dossier, vous choisissez les techniciens, une date de début, une date de fin et les heures : Prowyser prépare un rendez-vous par technicien et par jour, que vous pouvez corriger ou retirer ligne à ligne avant de valider. Sur son téléphone, le technicien voit où il en est — « créneau 2 sur 3, suite demain à 8 h ».

Par défaut, un technicien voit ses propres interventions. Le droit de voir les autres calendriers se donne personne par personne, comme celui de replanifier ou de réassigner une intervention.

Oui. Une fois le compte Google relié, les rendez-vous posés dans Prowyser apparaissent dans Google Agenda. Prowyser reste la référence pour le contenu du rendez-vous — client, adresse, consigne.

Oui, de deux façons. Sur le planning, vous déplacez le créneau ou vous l'allongez à la souris. Depuis le dossier, les rendez-vous déjà posés s'affichent en tête de la fenêtre de planification : chacun se corrige ou se retire sur sa ligne, et vous pouvez en ajouter un autre, pour le même technicien ou pour un collègue.

Oui. Vous pouvez envoyer un SMS au client depuis le dossier — les SMS fonctionnent par packs de crédits — et lui transmettre un lien de suivi du technicien. En option, un portail client lui permet de retrouver son dossier, son devis et sa facture.

Oui, avec deux ou trois techniciens et une seule personne qui planifie. Les limites arrivent vite : l'adresse, le digicode et la consigne sont ailleurs, le technicien n'est pas prévenu d'un changement, deux personnes ne peuvent pas modifier le même fichier sans s'écraser, et rien ne relie le rendez-vous au devis, aux photos et à la facture. Prowyser garde Google Agenda pour ceux qui y tiennent : les rendez-vous posés dans le planning y apparaissent.

Prowyser refuse. Dès qu'une absence est posée — congé, maladie, formation, récupération —, le technicien n'est plus proposé au missionnage, il apparaît grisé dans la fenêtre « Missionner », et toute tentative de lui poser un rendez-vous sur ses dates est rejetée, que ce soit depuis le dossier, par glisser-déposer sur le planning, depuis l'application mobile ou par une mission reçue par e-mail. Le bureau voit d'un coup d'œil qui sera là, et les motifs de santé restent entre lui et le salarié.

Oui. Le technicien a sa journée et son agenda dans l'application mobile ; le dirigeant ou la secrétaire ont une interface « bureau » sur mobile, avec l'agenda de l'équipe.