Planning technicien sur Excel : le modèle gratuit, et comment bien s'en servir

Ce que contient le fichier

Le classeur tient en six feuilles, pensées pour une entreprise de dépannage ou d'entretien de deux à huit techniciens.

• Planning semaine : une ligne par technicien, deux créneaux par jour (matin, après-midi), du lundi au samedi. Vous tapez la date du lundi ; les six jours et le numéro de semaine se mettent à jour.
• Astreinte, absences, à rappeler : trois lignes sous la grille, pour savoir qui est d'astreinte le soir et le week-end, qui est absent, et ce qu'il ne faut pas oublier.
• À planifier : la liste des demandes qui n'ont pas encore de créneau, avec le client, l'adresse, le téléphone, la nature, l'urgence, la durée prévue, le technicien pressenti et la consigne d'accès. Les urgences sont surlignées, et la liste se filtre.
• Relevé d'heures : les heures de début et de fin de chaque journée, technicien par technicien. Les heures travaillées et le total de la semaine se calculent seuls.
• Exemple : une semaine remplie, avec des prénoms et des clients inventés, pour voir comment noter un dépannage, une tournée d'entretiens ou un chantier de trois jours.
• Paramètres et Mode d'emploi : vos prénoms, vos natures d'intervention et vos statuts, saisis une fois. Les autres feuilles et les listes déroulantes suivent.

Comment le remplir, en cinq gestes

1. Renommez les techniciens dans la feuille Paramètres. La grille, le relevé d'heures et les listes déroulantes reprennent vos prénoms.
2. Tapez la date du lundi dans la case jaune de la feuille Planning semaine.
3. Remplissez une case par créneau, toujours dans le même ordre : l'heure, le client, la ville, la nature. « 9 h · Mme Martin · Vincennes · fuite sous évier » se lit d'un coup d'œil ; « Martin » tout seul oblige à appeler.
4. Notez chaque demande non placée dans la feuille À planifier, au moment où elle arrive. Le matin, filtrez sur les urgences avant de toucher à la grille.
5. Relevez les heures chaque soir, puis enregistrez un fichier par semaine. Le planning dit ce qui était prévu ; le relevé dit ce qui a été fait.

Pour l'afficher au dépôt, imprimez la feuille Planning semaine en A4 paysage : la mise en page est réglée pour tenir en largeur.

Ce qu'un planning de techniciens doit dire, quelle que soit la grille

Une case de planning n'a de valeur que si le technicien peut partir sans rappeler le bureau. Pour chaque intervention, six informations doivent se trouver quelque part :

Dans un tableur, la grille n'en porte que deux ou trois. C'est la raison d'être de la feuille À planifier : l'adresse, le téléphone et la consigne y restent attachés à la demande, au lieu de vivre dans un SMS.

Ce que la loi attend de votre planning et de vos relevés

Le code du travail ne parle pas de tableur, mais trois de ses règles expliquent les feuilles du modèle. D'abord l'affichage : « l'employeur affiche les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos » (article L3171-1) ; pour des salariés employés à l'extérieur, cet horaire est affiché dans l'établissement auquel ils sont attachés (article D3171-2). Ensuite le décompte : dès que vos techniciens n'ont pas tous le même horaire, vous tenez un document par salarié, « quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies », et « chaque semaine, par récapitulation » (article D3171-8). Enfin la conservation : ces documents restent « pendant une durée d'un an » à la disposition de l'inspection du travail (article D3171-16).

La programmation individuelle des astreintes est portée à la connaissance de chaque salarié quinze jours à l'avance, sauf circonstances exceptionnelles : c'est le rôle de la ligne Astreinte, remplie avec deux semaines d'avance. La feuille Relevé d'heures sert au décompte quotidien et à la récapitulation de la semaine ; il reste à la compléter des trajets et des temps passés au dépôt. La fiche officielle sur la durée du travail résume ces règles.

Jusqu'où un planning sur Excel tient

Un tableur a deux qualités : tout le monde sait s'en servir, et il ne coûte rien. Il a trois défauts, qui grandissent avec l'équipe : il ne relie le rendez-vous à rien, il ne prévient personne, et il ne garde pas trace de ce qui a été fait. Le point de rupture n'est pas le nombre de techniciens, c'est le nombre de changements par jour : un planning d'entretiens programmés à la semaine tient longtemps sur Excel ; un planning de dépannage, où une intervention sur trois bouge, ne tient pas.

Notre guide Excel, Google Agenda ou logiciel détaille la comparaison, et celui sur le nombre d'interventions par jour donne les repères pour charger une journée.