ProwyserTéléchargez ci-dessous un ordre de service d'une page A4, sans inscription. Il fait écrire au gestionnaire ce qui manque dans un appel téléphonique : qui commande et pour quel immeuble, où intervenir et qui ouvre, dans quel cadre — maintenance courante, travaux votés ou urgence —, à quel prix, et à qui adresser la facture. L'ordre de service n'a pas de définition légale en copropriété : c'est la trace écrite d'une commande.
Une page A4, en noir et blanc, à faire remplir par le gestionnaire ou à remplir avec lui. Aucune inscription, aucun e-mail demandé.
À quoi sert un ordre de service
Le terme vient des marchés publics, où le cahier des clauses administratives générales des marchés de travaux le définit comme la décision qui précise les modalités d'exécution des prestations. En copropriété, ni la loi du 10 juillet 1965 ni son décret d'application ne le connaissent : ils parlent de devis, de marchés, de contrats. Le document qu'un gestionnaire vous envoie sous ce nom est un usage professionnel, sans statut particulier.
Il n'en est pas moins précieux. Dans un cabinet, les portefeuilles changent de mains, les gestionnaires aussi ; trois mois après l'intervention, celui qui valide votre facture n'est pas toujours celui qui vous a appelé. L'ordre de service est ce qui lui prouve que la commande a existé, ce qu'elle couvrait, et dans quel cadre elle a été passée. Notre guide Travailler pour un syndic de copropriété détaille ces règles ; ce modèle les met en cases.
Ce que le modèle fait écrire
- Qui commande : le cabinet, le gestionnaire, et l'immeuble pour lequel il agit. Votre client n'est pas le syndic mais le syndicat des copropriétaires, qu'il représente.
- Où, et qui ouvre : l'adresse de l'immeuble, le bâtiment, l'étage, le lot ; parties communes ou partie privative ; le contact sur place, son téléphone, le code d'accès.
- Quoi, et pour quand : la nature de l'intervention, le délai attendu, et le compte rendu que le gestionnaire veut recevoir — photos, rapport, devis pour la réparation définitive.
- Dans quel cadre : maintenance courante, travaux votés en assemblée générale, ou urgence. C'est la case qui dit si le gestionnaire pouvait commander seul.
- À quel prix : un devis accepté, ou un montant plafond en dessous duquel vous intervenez sans devis préalable.
- À qui facturer : le nom exact du syndicat des copropriétaires, l'adresse d'envoi, la référence à rappeler, les pièces à joindre.
La case qui protège votre facture : le cadre de la commande
Une facture de copropriété impayée l'est rarement par mauvaise volonté : le plus souvent, quelqu'un conteste que le gestionnaire ait eu le pouvoir de commander. Trois cadres existent, et le modèle fait cocher le bon.
La maintenance courante
Chaque année, l'assemblée générale vote un budget prévisionnel pour les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration. Ce qui en relève, le gestionnaire l'engage seul. L'article 45 du décret du 17 mars 1967 définit la maintenance : l'entretien courant, exécuté pour maintenir l'état de l'immeuble ou prévenir la défaillance d'un équipement commun, menues réparations comprises. Déboucher une colonne ou reprendre une fuite sur une canalisation commune en font partie.
Les travaux votés
Tout ce qui dépasse la maintenance — conservation, équipements communs, amélioration, études techniques — suppose une décision d'assemblée générale. D'où les deux blancs du modèle : la date de l'assemblée, et le numéro de la résolution. Si le gestionnaire ne peut pas les remplir, votre commande est fragile.
L'urgence
En cas d'urgence, le syndic fait procéder de sa propre initiative aux travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. L'article 37 du décret l'oblige alors à informer les copropriétaires et à convoquer immédiatement une assemblée générale ; la provision qu'il peut appeler pour ouvrir le chantier ne dépasse pas le tiers du montant du devis estimatif. « Sauvegarde de l'immeuble » est plus étroit que « urgent » : une fuite qui inonde une cage d'escalier en relève, un remplacement de confort non.
La provision d'urgence se calcule sur un devis estimatif. Remettez-en un par écrit dès le premier jour, même sommaire, et distinguez-y la mise en sécurité — que le syndic peut engager seul — de la réparation définitive, qui attendra probablement l'assemblée.
S'en servir, en quatre habitudes
- Envoyez-le vous-même. Le gestionnaire vous appelle ? Remplissez le modèle pendant l'appel, envoyez-le-lui par e-mail, et demandez un « bon pour accord » en retour. Sa réponse écrite garde la trace de son accord : rangez-la dans le dossier.
- Faites préciser le plafond. « Intervenez, on verra après » devient « intervention sans devis préalable dans la limite de 400 € HT ». Au-delà, vous vous arrêtez et vous chiffrez.
- Notez qui ouvre. Un technicien qui attend vingt minutes devant une porte cochère coûte plus cher que le temps de demander un nom et un numéro.
- Rangez-le avec la facture. Ordre de service, devis, photos, rapport, facture : le dossier complet part au cabinet en une fois, et la relance, s'il en faut une, s'appuie sur des pièces.
Dans Prowyser, un client de type syndic porte son cabinet, ses gestionnaires et ses immeubles : tapez l'un des trois, les deux autres suivent. Le dossier d'intervention garde le gestionnaire qui a passé la commande, le numéro de l'ordre de service, l'imputation — charges communes, partie privative, sinistre ou contrat — et le plafond d'intervention sans devis. Au-delà du plafond, le devis part au gestionnaire, qui le signe à distance.
Voir Prowyser pour les prestataires de syndicsQuestions fréquentes
L'ordre de service est-il obligatoire en copropriété ?
Non. Ni la loi du 10 juillet 1965 ni le décret du 17 mars 1967 ne le prévoient : c'est un usage, emprunté aux marchés publics. Ce qui engage l'immeuble, c'est une commande passée par un syndic qui avait le pouvoir de la passer. L'ordre de service en est la trace écrite.
Un ordre de service remplace-t-il un devis ?
Non. Il s'y réfère — « devis n° … accepté » — ou fixe un montant plafond en dessous duquel vous intervenez sans devis préalable. Pour des travaux, le devis reste la pièce qui décrit les prestations et leur prix.
Qui doit signer l'ordre de service ?
Le gestionnaire, pour le syndic, au nom du syndicat des copropriétaires. À défaut de signature, un e-mail de sa part qui reprend les éléments de l'ordre et donne son accord en garde la trace écrite : conservez-le dans le dossier.
À quel nom établir la facture ?
Au nom du syndicat des copropriétaires de l'immeuble, représenté par son syndic, à l'adresse du cabinet. Le syndic est un mandataire : celui qui vous doit le prix, c'est le syndicat.
Le syndic peut-il commander des travaux sans vote ?
Oui pour la maintenance courante, qui relève du budget prévisionnel, et pour les travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, à charge pour lui de convoquer immédiatement une assemblée générale. Les autres travaux supposent une décision d'assemblée générale.
Ce modèle sert-il aussi pour un bailleur ou une agence ?
La trame convient : qui commande, où, quoi, à quel prix, à qui facturer. La rubrique « cadre de la commande » est propre à la copropriété ; pour un bailleur ou un administrateur de biens, laissez-la vide.
Sources officielles
- Légifrance — décret du 17 mars 1967, article 37 : travaux urgents, provision du tiers
- Légifrance — décret du 17 mars 1967, article 44 : dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel
- Légifrance — décret du 17 mars 1967, article 45 : définition des travaux de maintenance
- Légifrance — loi du 10 juillet 1965, article 14-1 : budget prévisionnel
- Légifrance — CCAG Travaux, article 2 : définition de l'ordre de service (marchés publics)
Ce guide est une information générale, à jour à la date indiquée ; il ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, reportez-vous aux textes cités.
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