Travailler pour un syndic de copropriété : ordre de service, devis, urgence et TVA

Un gestionnaire vous appelle : fuite dans la colonne du bâtiment B, il faut quelqu'un ce matin. Vous intervenez, vous envoyez la facture — et, trois mois plus tard, elle n'est toujours pas payée, parce que « les travaux n'avaient pas été votés ». Travailler pour un syndic, c'est travailler pour un client qui n'est pas libre de tout décider seul. Ce guide explique, textes à l'appui, ce qu'un gestionnaire peut vous commander, dans quelles limites, et ce que vous devez avoir entre les mains avant de commencer.

Votre client, c'est le syndicat — pas le syndic

Le syndic est un mandataire : il agit au nom du syndicat des copropriétaires, qui est votre véritable client, celui qui vous doit le prix. D'où trois réflexes sur vos documents :

• le devis et la facture sont établis au nom du syndicat des copropriétaires de l'immeuble, à l'adresse du cabinet qui le représente ;
• l'adresse d'intervention — bâtiment, escalier, lot — figure à part de l'adresse de facturation ;
• le nom du gestionnaire qui a passé la commande est noté dans le dossier : dans un cabinet, les portefeuilles changent de mains.

Ce que vaut un « ordre de service »

Le terme vient des marchés publics. Le cahier des clauses administratives générales des marchés de travaux le définit comme la décision du maître d'œuvre ou du maître d'ouvrage qui précise les modalités d'exécution des prestations. Ce cahier ne s'applique qu'aux marchés publics qui s'y réfèrent.

En copropriété, ni la loi du 10 juillet 1965 ni son décret d'application ne connaissent l'ordre de service : ils parlent de devis, de marchés, de contrats, de mise en concurrence. Le document que vous envoie un gestionnaire sous ce nom est donc un usage professionnel — utile, parce qu'il laisse une trace écrite de la commande, mais sans statut particulier. Ce qui compte, c'est son contenu :

Un appel téléphonique ne laisse aucune trace. Si la commande est orale, confirmez-la par un e-mail le jour même, et rangez la réponse dans le dossier. Notre modèle d'ordre de service, gratuit, reprend ces rubriques sur une page.

Ce que le syndic peut commander sans vote

La ligne de partage n'est pas un montant, mais la nature de l'intervention. Chaque année, l'assemblée générale vote un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes : ce qui en relève, le gestionnaire l'engage sans autre formalité. Les dépenses pour travaux, elles, n'y sont pas comprises. Le décret en donne la liste :

• les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ;
• les travaux sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ;
• les travaux d'amélioration : transformation d'un équipement, ajout d'éléments nouveaux, aménagement de locaux communs ;
• les études techniques, telles que les diagnostics et les consultations.

Et la maintenance ? L'article 45 du même décret la définit : ce sont les travaux d'entretien courant, exécutés pour maintenir l'état de l'immeuble ou prévenir la défaillance d'un équipement commun, menues réparations comprises. S'y ajoutent les vérifications périodiques réglementaires, et le remplacement d'un équipement — une chaudière, un ascenseur — quand son prix est compris forfaitairement dans le contrat d'entretien.

Déboucher une colonne, remplacer un bloc de secours ou reprendre une fuite sur une canalisation commune : ce sont des menues réparations, que le gestionnaire commande seul. Remplacer toute la colonne ou refaire l'étanchéité d'une toiture-terrasse n'en sont plus : sans décision d'assemblée générale, et hors urgence, votre commande est fragile. Dans le doute, demandez au gestionnaire la résolution votée, ou au moins sa date.

Les contrats d'entretien des équipements communs — porte de parking et portail, chaudière collective, VMC, interphone, alarme — relèvent de cette même maintenance courante, financée par le budget prévisionnel. Pour le gestionnaire, un contrat vaut ce que valent ses preuves : un calendrier de visites tenu d'avance, un bon de visite par appareil qui dit ce qui a été contrôlé et ce qui a été trouvé, un devis séparé pour le défaut constaté, et une facture de contrat à l'échéance qui reprend le numéro du contrat. Les cadences à tenir sur les portes et portails automatiques sont dans notre guide entretien des portes de garage et des portails ; notre modèle de contrat d'entretien, gratuit, comprend ses annexes et ses courriers de reconduction. Et si l'entretien devient votre activité principale, la page logiciel de maintenance et d'entretien montre comment le parc, les visites et la facturation du contrat se tiennent ensemble.

L'urgence : le syndic agit seul, mais pas sans limite

En cas d'urgence, le syndic fait procéder de sa propre initiative aux travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. L'article 37 du décret de 1967 encadre aussitôt ce pouvoir :

• il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement une assemblée générale ;
• pour ouvrir le chantier et assurer son premier approvisionnement, il peut demander une provision, après avis du conseil syndical s'il en existe un — mais elle ne peut pas dépasser le tiers du montant du devis estimatif ;
• toute nouvelle provision suppose une décision de l'assemblée générale.

La mise en concurrence : un seuil propre à chaque immeuble

Aucun texte n'impose « trois devis au-delà de tel montant ». L'article 21 de la loi de 1965 confie à l'assemblée générale de chaque copropriété, à la majorité de l'article 25, le soin d'arrêter deux montants : celui à partir duquel le conseil syndical doit être consulté, et celui à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire. Quand l'assemblée n'en a pas fixé les conditions, le décret précise que la mise en concurrence résulte de la demande de plusieurs devis, ou d'un devis descriptif soumis à plusieurs entreprises. « Plusieurs », pas « trois ».

En pratique : demandez au gestionnaire le seuil voté dans l'immeuble. S'il vous consulte pour « faire un devis de plus », vous saurez pourquoi — et s'il ne consulte personne au-dessus du seuil, votre marché est fragile.

La TVA sur les parties communes

Dans un immeuble collectif achevé depuis plus de deux ans, le taux réduit s'applique aux parties communes comme aux parties privatives. La règle tient en une proportion :

Ce n'est donc pas à vous de calculer le taux : c'est au syndic de certifier la situation de l'immeuble. Depuis 2025, le formulaire Cerfa d'attestation n'est plus exigé ; le client certifie les conditions du taux réduit par une mention portée sur le devis ou sur la facture, que vous conservez à l'appui de votre comptabilité. Deux exclusions à connaître : la fourniture ou l'installation d'une chaudière pouvant utiliser des combustibles fossiles, et, en principe, le nettoyage et l'entretien des espaces verts.

Être payé

Entre professionnels, le délai de paiement est en principe de 30 jours après la réalisation de la prestation ; il peut être porté par contrat à 60 jours à compter de la facture, ou à 45 jours fin de mois. Un retard ouvre droit à des pénalités et à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Les sources officielles que nous avons consultées ne disent pas si ces règles s'appliquent telles quelles à un syndicat de copropriétaires : ne comptez pas dessus, et écrivez votre délai de paiement sur le devis.

1. Un dossier par intervention, avec la commande écrite, le devis accepté, les photos avant et après, et le bon d'intervention signé par la personne présente.
2. Une facture qui reprend les références du cabinet : immeuble, numéro d'ordre de service s'il y en a un, nom du gestionnaire. Une facture sans référence attend sur un bureau.
3. Des relances régulières, adressées au gestionnaire et, s'il le faut, au service comptable du cabinet. Les copropriétés paient, mais lentement : ce qui n'est pas relancé passe après.